Cette année 2020 a été un véritable tournant pour la gestion des CSE. Il vous a fallu faire face à de nouveaux challenges et réévaluer votre communication avec vos bénéficiaires. Et si le moment était venu de passer le CSE au digital ?
Au cours des derniers mois, certains d'entre vous n'ont pas pu échanger comme ils le souhaitaient avec leurs salariés ou n'ont pas pu continuer à mettre à leur disposition les différentes activités proposées. Il devient donc important de proposer ces activités en ligne, que ce soit via un site internet ou une application mobile.
Mettre en place un site internet pour votre comité social et économique peut sembler long et laborieux. Pourtant, de nombreux partenaires peuvent vous accompagner dans sa mise en place : de la création de votre charte graphique, en passant par votre logo jusqu’à la rédaction concrète des pages.
Le plus difficile, finalement, c’est de le maintenir à jour. Veillez donc à ce que le prestataire que vous choisirez vous mette à disposition une console d’administration simple à utiliser.
Que va m'apporter concrètement un site internet ?
Une connexion sécurisée pour chaque bénéficiaire
Chaque bénéficiaire dispose d’un accès personnel à votre site internet avec un login et un mot de passe dédié. A vous ensuite de décider à quel moment il doit se connecter : après avoir consulté la page d’accueil ? avant même d’accéder au site via une mire de connexion ? Le site internet est conçu pour s’adapter à votre besoin.
Un site 100% personnalisable
Il est important que le salarié comprenne qu’il est sur votre site internet et non sur celui de l’entreprise ou d’un autre CSE. Aussi, veillez à ce que le prestataire que vous choisirez vous permette de le personnaliser et designer selon vos goûts.
La présentation des membres du CSE
Cela peut sembler un peu inutile et pourtant, la grande majorité des salariés ne connait pas les membres qui composent le CSE et n’a pas connaissance de ce que chacun fait pour la vie de l’entreprise. Dédier une page du site à la présentation de chacun, c’est prendre le temps de se présenter et de donner aux bénéficiaires des moyens concrets de mieux vous connaitre.
De la réunion pour débattre de la qualité de vie au travail avec la direction à l’organisation de la soirée de Noël, c’est l’occasion de mettre en avant vos actions quotidiennes.
Publiez toutes les actualité du CSE
C’est probablement cette partie qui demande à être mise à jour le plus régulièrement. Si vous prenez le temps de partager les actualités du CSE, vous allez créer avec vos bénéficiaires une relation durable et vous mettrez en avant tout ce que vous faites pour eux au cours de votre mandat.
Vous pouvez également mettre à disposition de vos bénéficiaires les différents PV de réunion.
Les informations de vos bénéficiaires
Chacun de vos bénéficiaires peut aller consulter sa fiche personnelle récapitulant les données dont vous disposez sur lui. Si vous le souhaitez, il peut même mettre à jour certains éléments le concernant avec ou sans validation de votre part.
Par exemple, vous n’aurez peut-être pas envie de valider une modification d’adresse postale puisque le salarié est bien placé pour savoir où il habite. En revanche, vous voudrez probablement soumettre à validation l’acte de naissance qui justifie l’ajout d’un enfant sur un compte bénéficiaire ; surtout si cet enfant ouvre droit à de nouvelles prestations/subventions (ex : chèque naissance).
Quels avantages ?
Un gain de temps considérable car vous vous libérez d’une tâche assez chronophage. En effet, le site internet est connecté à votre logiciel de gestion des ASC et de comptabilité. Aussi toute mise à jour d’une fiche bénéficiaire redescend automatiquement dans votre logiciel.
Une diminution du risque d’erreur puisque c’est le bénéficiaire qui met lui-même à jour ses informations.
La conformité RGPD : en mettant ses données personnelles à jour, le bénéficiaire consent à vous les communiquer.
Le catalogue de vos activités et prestations
Un site internet présente l’avantage de digitaliser le catalogue de vos activités. Ce que vous proposiez jusqu’alors dans votre local CSE peut être mis en ligne.
Plusieurs choix s’offrent à vous :
Soit vous mettez le catalogue en ligne à titre purement informatif et vous demandez à vos salariés de venir réserver/acheter telle ou telle activité au local CSE.
Soit vous proposez à vos salariés de réserver ces activités directement en ligne et même de les payer.
Le site internet étant connecté à votre logiciel de comptabilité et gestion des activités, vos activités seront proposées en ligne selon les critères d’éligibilité que vous aurez paramétrés. Toute transaction sera automatiquement redescendue dans le logiciel :
Les écritures comptables seront automatiquement éditées
Les droits de vos bénéficiaires seront mis à jour
Les différents paiement enregistrés et prêts à être remis à la banque (dans le cas d’un virement SEPA par exemple).
En bref, cela va vous faire gagner beaucoup de temps. Non seulement vous rendez vos bénéficiaires autonomes mais en plus vous vous déchargez de beaucoup de tâches chronophages.
Concrètement, vos bénéficiaires pourront :
Acheter votre billetterie en ligne : places de cinéma, parcs, spectacles, concerts, piscines…
S’inscrire en ligne à une activité proposée : soirée de Noël, sortie au bowling ou encore week-end à Rome
Effectuer leurs demandes de remboursement avec enregistrement en ligne de la pièce justificative pour que vous puissiez la contrôler avant de procéder au remboursement (abonnement à la salle de sport, participation à un marathon…)
Réserver leur semaine de vacances dans les mobil-homes que vous avez réservés pour eux
Emprunter un livre dans votre médiathèque ou encore louer une shampouineuse dans votre bricothèque
Les sites internet sont conçus pour prendre en charge toutes vos activités.
Le paiement en ligne
Certains prestataires proposent des solutions abouties pour le paiement en ligne avec :
Des paiements immédiats par CB ou autorisation de prélèvement SEPA
Des paiements avec débit différé par CB
Des paiements en plusieurs fois par CB ou autorisation de prélèvement SEPA
Le remboursement de vos bénéficiaires via virement SEPA
La mise en ligne de quiz et sondages pour recueillir l’avis de vos salariés.
Faute de temps, nombreux d’entre vous estiment ne pas pouvoir recueillir assez souvent l’avis des salariés. Un site internet vous permettra de mettre facilement en ligne des sondages afin de recueillir, sur un sujet donné, l’avis de tous vos bénéficiaires.
Le paramétrage et la mise en ligne du sondage s’effectuent très simplement en quelques clics. Les résultats apparaissent automatiquement sous forme de synthèse. Vous ne perdez donc pas de temps à les analyser.
La mise en ligne par vos salariés de petites annonces pour favoriser l’échange et la convivialité
Grâce à cette fonctionnalité, vos salariés pourront échanger entre eux en proposant des petites annonces. De la proposition de déjeuners à du covoiturage en passant par la vente d’objets personnels, cette fonctionnalité offre de multiples possibilités d’échange.
L’accès aux statistiques d’utilisation de votre site internet.
Il s’agit d’un point primordial. En effet, si vos salariés ne consultent pas votre site internet, il n’y a que très peu d’intérêt à le mettre à jour. Ces statistiques vous permettront de connaître le taux de connexion et de clic page par page.
Si vous constatez que très peu de bénéficiaires se connectent au site internet, vous pourrez prévoir une nouvelle communication par mail ou via des panneaux d’affichage. Vous pourrez également prévoir de renvoyer les identifiants à tous les salariés qui ne sont pas encore connectés.
Si vous constatez que les bénéficiaires se contentent de consulter la page d'accueil, vous essayerez peut-être d’y mettre toutes les informations que vous jugez primordiales.
Et l’application mobile dans tout ça ?
Il existe deux types d’applications mobiles pour les CSE :
Celles qui sont autonomes et bien distinctes du site internet
Celles qui sont reliées au site internet et qui ont la même console d’administration
Notre conseil : ne pas opter uniquement pour l’application mobile mais opter pour le binôme application mobile + site internet.
En effet, l’application mobile exclue de nombreux bénéficiaires qui n’auraient pas encore de smartphone ou qui n’auraient simplement plus de place pour télécharger une nouvelle application. Aussi, la plupart des CSE opte pour une application mobile en complément du site internet.
Pour cette raison, il est important d’être vigilant sur un point lors du choix de votre prestataire : veillez à ce que la console administration de l’application mobile soit commune avec celle du site internet. Sinon, vous devrez re-saisir plusieurs fois les mêmes informations : une fois dans la console administration du site internet et une autre fois dans celle de l’application mobile.
De plus, votre bénéficiaire pourra effectuer indifféremment ses achats, inscriptions et demandes depuis le site internet ou l’application mobile.
Par exemple, lorsqu’il voudra effectuer une demande de remboursement, il pourra se connecter à l’application mobile et cliquer sur « demande de remboursement ». En seulement un ou deux clics, il pourra prendre sa pièce justificative en photo depuis son smartphone et l’enregistrer en ligne.
Depuis son application mobile, votre bénéficiaire pourra donc tout autant accéder à l’intégralité de vos activités ASC, payer en ligne ou modifier ses informations bénéficiaires.
En conclusion, deux outils de communication qui présentent des avantages non négligeables.
Le site internet tout comme l’application mobile vous permettent de communiquer et d’échanger efficacement avec vos bénéficiaires ainsi que de proposer l’intégralité de vos activités en ligne.
Les avantages sont multiples :
Gain de temps
Autonomie de vos bénéficiaires
Plus besoin de se déplacer au local CSE
Diminution du risque d’erreur
Conformité RGPD
N’hésitez pas à nous contacter pour échanger plus en détail sur votre besoin. Nous pouvons également effectuer des démonstrations de nos sites internet et applications mobiles.
