Les CSE à l'heure de la digitalisation
L'actualité des derniers mois a probablement accéléré le mouvement. De plus en plus de CSE décident d'opter pour un site internet ou une application mobile.
Ils y voient, non pas, une solution qui va remplacer les modes de communication et d'échanges plus traditionnels, mais bien une solution supplémentaire.
En effet, mettre en place un site internet pour ses bénéficiaires ne signifie pas abandonner les échanges au local du CSE mais proposer un autre canal d'échanges et de communication avec les salariés. C'est l'opportunité d'élargir son potentiel d'interaction avec les bénéficiaires du CSE.
Site internet CSE ou application mobile ? Tout dépend des habitudes de vos bénéficiaires : Sont-ils souvent connectés à un ordinateur ? Auront-ils le réflexe site internet du comité d'entreprise ? Ou au contraire, sont-ils toujours en déplacement et plutôt connectés à leur smartphone ? Beaucoup de CSE optent pour les deux solutions qu'ils considèrent comme complémentaires.
La mise en place d'un site internet ou d'une application mobile pour votre CSE offre de nombreuses possibilités à vos bénéficiaires.
Véritable levier d'échanges et de communication, c'est l'opportunité de créer du lien avec vos bénéficiaires grâce à des fonctionnalités avancées.
Mais pas que. En effet, c'est également la solution idéale pour digitaliser votre catalogue d'activités ASC. Autrement dit, vos salariés pourront commander votre billetterie, s'inscrire à une activité ou encore effectuer leur demande de remboursement directement en ligne sans avoir besoin de se rendre à la permanence.
C'est pour cette raison que ce sont les éditeurs de logiciel qui mettent en place ces solutions digitales et pas des agences de communication web.
Le site internet et l'application mobile sont interconnectés avec les autres modules de votre logiciel de gestion CE (fichier bénéficiaires, gestion des ASC ou encore comptabilité). Et c'est cela qui change la donne !
Depuis quelques semaines déjà, nous détaillons avec vous les avantages des différents modules d'un logiciel CE afin de vous expliquer en quoi il peut changer votre quotidien d'élu CSE. Ainsi, nous avons parlé du module de gestion de vos bénéficiaires, du module de gestion des activités sociales et culturelles et du module de comptabilité CE.
Cette semaine, c'est au tour du site internet et de l'application mobile.
1- Interagir et créer du lien avec ses bénéficiaires
Déployer un site internet et ou une application mobile auprès de vos bénéficiaires, revient finalement à mettre en ligne votre local CSE 😋.
Ainsi, c'est le lieu idéal pour présenter le bureau et les différents membres qui le compose et pour partager toutes les actualités. Ce que vous affichez dans le local CSE, vous le publier sur votre site internet (ou votre appli mobile).
Présenter les différents membres du CSE et publier les actualités
C'est l'occasion de donner la parole à chaque membre qui compose le bureau au travers d'une brève présentation, d'une photo ou d'une explication de qui fait quoi. Les salariés apprennent à vous connaître et ont d'autant plus envie d'échanger avec vous.
Si vous prenez le temps de mettre à jour les actualités du CSE via des posts courts (pas besoin de mettre de tartines), vos bénéficiaires auront des preuves concrètes de tout ce que vous faites pour eux au quotidien et c'est ce qui donne le sentiment d'un CSE dynamique, à l'écoute et moderne.
Mettre en ligne les PV de réunions
Vous avez l'habitude de partager le règlement du CSE, les PV de réunions ou encore les comptes et le rapport de gestion avec tous vos bénéficiaires ? Les pages du site internet ou de l'application mobile sont le lieu idéal pour mettre à disposition ces documents en permanence.
Le site internet CE et l'application mobile sont également des outils parfaits pour instaurer un échange dans les 2 sens. Grâce à des fonctionnalités comme les sondages, vous allez pouvoir interagir avec vos bénéficiaires et recueillir leur avis.
Publier des quiz et des sondages
En quelques clics, ces supports digitaux vous permettent de créer un quiz ou un sondage et de recueillir facilement l'avis de tout le monde sur un sujet d'actualité pour le CSE.
Du sondage simple pour savoir si les salariés préfèrent un chèque cadeau papier ou un chèque cadeau digital pour Noël au sondage plus abouti avec plusieurs questions à choix multiples pour parler plutôt télétravail ou bien-être en entreprise par exemple, la mise en ligne est intuitive et le suivi des participations est automatisé.
En un simple clic, vous pourrez exporter les résultats et les analyser.
Donner la possibilité aux salariés de mettre leurs petites annonces en ligne
Enfin, toujours sur le thème de l'interaction avec vos bénéficiaires, vous pouvez leur proposer d'interagir avec vous mais aussi d'interagir entre eux.
Ils peuvent poster des petites annonces, validées par vous avant publication, pour proposer des objets à vendre ou à prêter ou encore faire du covoiturage.
Ce genre de fonctionnalités accentue encore plus le dynamisme du site internet ou de l'application mobile et incite les salariés à se connecter plus souvent.
Vous l'avez compris, avec un site internet ou une application mobile pour vos bénéficiaires, vous démultipliez vos possibilités d'échanges et donc de création de liens avec vos bénéficiaires. C'est l'occasion d'être plus transparent sur les actions du CSE et d'avoir moins l'impression d'être dans l'ombre sans visibilité pour les salariés.
2- Proposer son catalogue d'activités ASC en ligne
Lorsque votre site internet et votre application mobile sont connectés avec les autres modules de votre logiciel CE, vous ne vous contentez pas de créer un portail d'échanges avec vos salariés, vous digitaliser votre catalogue d'activités ASC. Et cela signifie bien des avantages pour vous comme pour vos salariés.
Concrètement, vous allez pouvoir mettre en ligne toutes les activités ASC que vous avez paramétré dans le module de gestion des ASC de votre logiciel.
Mise en ligne de vos activités et affichage en fonction des droits de chacun
Pour ce faire, vous n'avez pas besoin de re-saisir toutes les informations puisqu'elles sont déjà saisies côté gestion des activités mais vous allez sans doute ajouter une description et une photo pour que ce soit plus lisible.
Chaque bénéficiaire aura son accès dédié et sécurisé. Ainsi, il visualisera ses informations personnelles et les activités au bon tarif selon son éligibilité.
Votre bénéficiaire pourra donc :
Acheter en ligne ses places de cinéma, parcs, spectacles, concerts ou autre.
S’inscrire en ligne à une activité proposée par votre CSE (sortie au parc Astérix par exemple)
Faire une demande de remboursement (dans ce cas, il pourra même visualiser le montant remboursé auquel il peut prétendre - montant calculé en fonction de ce que vous aurez paramétré côté gestion des ASC - et il pourra joindre une pièce justificative). Depuis l'application mobile, il n'aura qu'à prendre en photo sa pièce justificative et la télécharger sur le formulaire.
Réserver son mobilhome dans les linéaires que vous proposez pour ses prochaines vacances
Emprunter un livre ou du matériel de bricolage si votre CSE propose ce type de prestations
Mise à jour des droits et historique des commandes
Le site internet et l'application mobile sont 100% connectés au module de gestion des ASC et au fichier bénéficiaire. En conséquence, votre bénéficiaire peut indifféremment passer ses commandes depuis le site internet, l'application mobile ou au local CSE (dans ce cas, vous saisissez sa commande directement dans le logiciel CE), ses droits seront mis à jour de la même manière.
Ainsi, s'il effectue sa demande de remboursement en ligne et qu'il vient ensuite vous voir au local CSE, sa fiche aura été mise à jour et vous visualisez l'information depuis le logiciel CE.
Paiement en ligne des prestations
Un autre gros avantage des sites internet CE et application mobile est la possibilité de mettre en place le paiement en ligne.
Vos salariés pourront payer par carte bancaire ou autorisation de prélèvement SEPA. Ils pourront même payer avec débit immédiat ou différé et bénéficier d'un échéancier de paiement.
Redescente des opérations dans le module comptabilité
Le site internet et l'application mobile étant connectés à votre logiciel CE, toutes les opérations effectuées en ligne redescendent dans votre module comptabilité et génèrent les écritures comptables associées.
3- Administrer son site et son appli en quelques clics
Il est important de ne pas négliger l'aspect mise à jour et personnalisation de ces outils digitaux.
Si l'interface d'administration n'est pas simple à utiliser, vous ne réussirez pas à les maintenir à jour. Il est de plus, important de pouvoir personnaliser ce site selon vos codes graphiques et vos goûts. Il s'agit de la vitrine de votre CSE et elle ne doit pas être identique au CSE voisin.
D'un éditeur de logiciel CE à l'autre, ces interfaces admin et le niveau de personnalisation vont varier. Pensez donc à demander une démonstration avant de choisir.
En effet, certains auront des zones ou menus prédéfinis que vous ne pourrez pas personnaliser ou masquer si vous n'en avez pas besoin. Il semble important de pouvoir être maître de l'arborescence de son site (menus, sous menus, pages, titres...) et de la charte graphique utilisée.
Pour conclure,
Le site internet et l'application mobile sont des véritables atouts pour votre comité social économique. Ils garantissent non seulement un accès 24h/24 à votre CSE pour vos bénéficiaires, mais représentent, pour vous, un gain de temps considérable dans la gestion de vos ASC, grâce à l'interconnexion avec les différents modules de votre logiciel CE.
Au travers de nos 4 derniers articles, nous avons parcouru le 360 des différents modules d'un logiciel CE et nous vous avons présenté la richesse fonctionnelle d'une telle solution qui réside avant tout dans l'interconnexion de ces différents modules entre eux.
Si vous avez manqué certains articles, n'hésitez pas à les consulter :
Vous avez encore des questions ? Ou vous souhaitez échanger plus en détails sur certains modules ?
Retrouvez-nous ici pour une dernière publication qui tiendra lieu de conclusion à notre thématique "Se libérer du temps grâce à un logiciel CSE efficace".