Les ASC, parties intégrantes du quotidien de l’élu CSE,
mais exigeantes en termes de savoir-faire et de temps.
Une des missions du CSE est d’augmenter le pouvoir d’achat des salariés. Dans le cadre de cette mission, le comité d’entreprise met en place des activités sociales et culturelles (ASC) au profit de ses bénéficiaires et de leurs familles.
De l’achat/revente de billetterie à tarif subventionné … à la location de semaines en mobilhomes pour les vacances … en passant par la commande de chèques cadeaux, … la gestion des ASC n’est pas de tout repos pour un élu CSE !
En effet, il ne suffit pas de passer commande auprès du prestataire choisi mais bien d’être capable de :
Répartir les activités en fonction d’un budget prévisionnel,
Identifier les fournisseurs possibles, négocier les tarifs puis choisir son fournisseur,
Définir, pour chaque activité choisie, qui doit être éligible à cette activité et en fonction de quels critères,
Permettre aux bénéficiaires éligibles de s’inscrire à cette activité et de suivre les inscriptions pour ne pas dépasser un nombre limité de places (par exemple),
Passer commande auprès du fournisseur puis de « distribuer » l’activité à chacun,
Et enfin, gérer toute la partie facturation fournisseur et affectation au bon budget.
Finalement un élu CSE doit à la fois avoir des compétences d’analyste budgétaire, d’acheteur et de gestionnaire/ suivi projet !
Et on ne parle ici que de la partie "gestion des ASC"😊Il ne s’agit évidemment pas des seules missions d’un comité d’entreprise. On pourrait parler comptabilité, digital, prise de parole devant la direction, suivi des informations et nouveaux textes sur le droit social ou encore échanges réguliers avec les salariés... Bref, un comité d’entreprise a bien besoin de plusieurs élus aux multiples compétences pour faire face aux différents enjeux qui lui incombe.
✋ Restons concentrés sur les Activités Sociales et Culturelles ...
Vous l'aurez compris, la gestion des ASC est particulièrement complexe et chronophage pour le CSE. Plus le CSE organise d'activités, plus la complexité augmente et plus cela peut devenir ingérable.
C'est pour ces raisons, que bon nombre de CSE ont opté pour un logiciel CE de gestion des ASC. Très bien mais ... comment ça marche et qu'est-ce-que ça change concrètement ?
Nous répondons à ces questions ci-dessous 👇
1- Fonctionnement de la gestion des ASC dans un logiciel CE
Le principe est assez simple et repose sur un parcours en 3 étapes pour chaque activité à gérer. Ce parcours pourra légèrement varier d'une activité à l'autre, mais le principe reste globalement le même.
Création et paramétrage de l'activité dans le logiciel CSE
Ouverture de l'activité aux bénéficiaires
Commandes et mise à jour automatique des droits de chacun
1. Création et paramétrage de l'activité
C'est assez intuitif, une activité doit d'abord être créée.
Il s'agit donc de définir :
Le type de l'activité (vente de billetterie, voyage ou encore campagne de chèques cadeaux),
Son prix (avec ou sans abondement du CSE),
Ses critères d'éligibilité (à quels critères faut-il répondre pour pouvoir en bénéficier ?)
Et ses autres caractéristiques plus spécifiques (d'un type d'activité à l'autre, il faut pouvoir gérer certaines spécificités : gestion d'un nombre limité de places, gestion multi-sites, gestion de stocks, gestion des modes de règlement, ...).
Les logiciels CSE sont assez '"pédagogiques" et proposent un pas à pas à suivre pour paramétrer simplement chaque type d'activité.
2. Ouverture de l'activité aux bénéficiaires et commandes
Une fois l'activité paramétrée, il s'agit de la rendre accessible aux bénéficiaires. D'un type d'activité à l'autre, la notion d'ouverture va varier :
Pour la vente de billetterie par exemple, ouvrir l'activité revient à ouvrir la possibilité de passer commande.
Pour la notion de campagne de chèques cadeaux, cela revient à identifier automatiquement la liste des bénéficiaires éligibles pour ensuite passer commande auprès du fournisseur.
Pour un voyage, cela signifie que les inscriptions sont ouvertes.
En bref, l'ouverture de l'activité est le moment à partir duquel les bénéficiaires ont accès à l'activité et peuvent, s'ils sont éligibles, la demander.
3. Commandes et mise à jour automatique des droits de chacun
C'est cette étape qui démontre le mieux la valeur ajoutée d'un logiciel de gestion des ASC. A chaque commande passée par le bénéficiaire, son éligibilité et ses droits seront automatiquement mis à jour.
Par commande, on entend la commande d'un billet de cinéma mais aussi le fait de recevoir son chèque cadeau Noël adulte, ses chèques vacances ANCV ou encore le fait d'avoir été retenu pour le voyage au Mexique.
Ainsi, s'il avait été déterminé au moment du paramétrage de l'activité cinéma que chaque salarié pouvait bénéficier de 4 places de cinéma par trimestre au tarif subventionné de 4€ et que Mr Jérome demande une 5ème place pour le 2ème trimestre, alors automatiquement le logiciel indiquera que le quota de places a déjà été atteint pour ce bénéficiaire.
Une fois que ce fonctionnement macro est intégré, la suite est plutôt facile à comprendre.
Une activité, finalement, c'est un ensemble de règles et critères commun à toutes les activités + des caractéristiques spécifiques propres au type de l'activité.
👉 Allons-y par étape et parlons d'abord des règles et critères communs à toutes les activités.
2- Paramétrage d'une activité et logiciel CSE
On peut donc considérer que quel que soit le type de l'activité, certains éléments devront toujours être définis et paramétrés dans le logiciel.
Tarif, enveloppe ou quota et plafonds
Une activité va, par définition, être proposée à un tarif précis au bénéficiaire.
Ce tarif peut varier en fonction de différents éléments qui peuvent tous être gérés dans le logiciel de gestion des ASC :
Tarif unique pour tous ou différent selon des tranches définies (quotient familial par exemple)
Mécanique de subvention choisie : application d'un pourcentage sur le tarif, tarif fixe subventionné ou encore montant fixe subventionné à déduire du tarif public
Montant subventionné par le CSE et selon quelle limite : quota (exemple : 10 billets par an maximum), enveloppe (billets de spectacle subventionnés à hauteur de 100€ par bénéficiaire - une fois les 100€ de budget dépassés, le bénéficiaire n'aura plus accès au tarif subventionné) et/ou plafond (subvention appliquée jusqu'à 50€, au delà le billet n'est plus subventionné)
Critères d'éligibilité
Pour bénéficier d'une activité, le salarié doit être "éligible". Par exemple, seuls les salariés avec des enfants peuvent bénéficier d'un chèque noël enfants.
Il faut donc déterminer, pour chaque activité, les critères d'éligibilité. Le module de gestion des ASC, parce qu'il est interconnecté au module bénéficiaires du logiciel CE, permet de définir ces critères.
Ainsi, l'accès à une activité pourra techniquement (charge au CSE de définir les critères qu'il souhaite appliquer) être conditionné à :
Un statut dans l'entreprise (salarié, extérieur, retraité, salarié en cours, parti ...)
Un site de rattachement (aucun intérêt de bénéficier du billet de cinéma local d'une ville située à 500 km de son site 😋)
Une date d'entrée dans la société ou d'une ancienneté
Un type de contrat (CDI, CDD, alternant, stagiaire, intérimaire...)
Un nombre d'enfants à charge
Un niveau scolaire de l'enfant ou un âge limite
Un critère foyer (tranche par QF par exemple)
👉 Parlons maintenant type d'activités (ou familles d'activités) et gestion des spécificités.
3- Catalogue d'activités et logiciel CSE
On peut distinguer 8 familles d'activités différentes avec pour chacune d'entre-elles :
Une base commune, comme décrit précédemment, avec un tarif, une mécanique de subvention, un montant subventionné et des critères d'éligibilité
Des spécificités plus ou moins bien gérées d'un logiciel à l'autre.
Nous vous les listons ci-dessous 👇
La vente de billetterie
Un grand classique pour les CSE : proposer des billets de spectacles, concerts, cinéma ou encore parcs de loisirs.
Pour gérer au mieux ce type d'activités dans un logiciel ASC, il faudra avoir :
Une gestion des stocks (en multi-sites si vous avez plusieurs sites) avec l'état des stocks d'un site à l'autre, des alertes sur le niveau des stocks ou encore la possibilité d'effectuer des transferts de stocks entre site
Une vraie interface de vente pour l'élu CSE (en cas d'achat au local CSE) avec info sur l'éligibilité ou non à l'activité du bénéficiaire, affichage du nombre de billets encore en stock, ajout au panier, gestion de l'encaissement puis émission d'une facture pour le bénéficiaire.
La vente possible des billets sur le site internet du CSE ou l'application mobile (si le CSE a opté pour ces modules)
Une gestion de différents moyens de paiement : espèces, chèques, prélèvements SEPA, CB ou prélèvement sur salaire avec la possibilité d'enregistrer des paiements immédiats, différés ou encore multi-modes de règlement.
L'inscription à des activités
Ici, ce qui est le plus important c'est la gestion d'un "moteur de classement".
Explication : une activité, qui nécessite une inscription, a un nombre limité de places (exemples : 50 places pour le voyage au Mexique). Il faut pouvoir dès lors déterminer la manière dont on souhaite attribuer les places s'il y a plus d'inscrits que de places.
Différentes possibilités s'offrent à vous avec un logiciel de gestion CSE :
Premier arrivé premier servi : les inscriptions sont bloquées automatiquement dès que le nombre de places est atteint
Tirage au sort : on enregistre toutes les inscriptions puis on procède à un tirage au sort
Classement selon des critères définis à l'avance : on enregistre toutes les inscriptions puis on sélectionne les heureux élus en fonction de certains critères (nombre d'activités auxquelles ils ont déjà participé, ancienneté, QF...)
En bref, l'idée est que le logiciel puisse tenir compte de vos critères et puisse procéder, automatiquement, au classement des inscrits pour vous sortir la liste des sélectionnés à la clôture des inscriptions.
Il va de soit que le logiciel CE pourra tenir vos bénéficiaires informés tout au long du processus : prise en compte de l'inscription, étude du dossier par le CSE, confirmation ou refus ...
Lorsqu'on parle d'inscriptions à des activités collectives ou individuelles, certaines options sont également gérées par le module de gestion des ASC :
Gestion des placements pour les spectacles
Possibilité d'inscrire également les ouvrants-droits (invités extérieurs)
Ajout d'options payantes supplémentaires
Échéancier de paiement (pour les activités assez onéreuses comme les voyages par exemple)
La location de linéaires
Pour la location de linéaires, on ajoute la notion de planning. Le bénéficiaire doit pouvoir réserver une semaine en particulier et visualiser les disponibilités restantes.
Les campagnes de chèques cadeaux ou vacances
La problématique sur les campagnes de distribution est d'identifier en 1 clic la liste des bénéficiaires éligibles pour ensuite passer commande auprès du fournisseur de chèques. En général, le logiciel ASC permet également de télécharger une liste d'émargement pour la distribution et parfois propose même de gérer l'émargement électronique.
Les demandes de remboursement
Elles peuvent, soit s'effectuer au local du CSE avec saisie dans le logiciel CE lors de la permanence, ou être remplie en ligne par le bénéficiaire depuis le site internet du CSE et/ou son application mobile.
Ce qui est important, c'est de pouvoir enregistrer la pièce justificative afin que l'élu CSE puisse la contrôler avant de valider ou refuser la demande.
Le remboursement est ensuite réalisé via un virement sur le compte bancaire du bénéficiaire ou encore l'émission d'un chèque.
L'arbre de Noël
Certains CSE pratiquent encore ce qu'on appelle l'arbre de Noël, c'est à dire le fait de proposer aux salariés de choisir dans un catalogue un cadeau pour Noël (pour eux-mêmes ou leurs enfants). Le CSE passe ensuite commande des cadeaux auprès de son fournisseur.
La médiathèque et/ou la location de matériel
Grâce à ces activités, les salariés d'un CSE peuvent louer des DVD, livres ou encore du matériel en tout genre (camion, débroussailleuse...).
Dans ces cas précis, le logiciel devra gérer plusieurs fonctionnalités :
Gestion d'une liste d'articles et de la disponibilité de chaque article
Gestion des emprunts et des restitutions
Gestion de retards, éventuelles pénalités et relances
Gestion des paiements si la location est payante
La plateforme billetterie et avantages
Dernière famille de notre liste : la plateforme billetterie avantages ou le fait de mettre à disposition de ses bénéficiaires une plateforme sur laquelle ils retrouveront un certains nombres de billets de spectacles, sorties, loisirs et avantages à tarif préférentiel. Il existe de nombreuses plateformes de ce type sur le marché mais très peu sont capables de la gérer comme activité du CSE à part entière.
En effet, le CSE doit pouvoir paramétrer une subvention applicable sur les billets de la plateforme. Autrement dit, la plateforme doit être interconnectée avec le fichier bénéficiaires et le module de gestion des activités.
En résumé et parce qu'il faut bien conclure,
Le module de gestion des ASC d'un logiciel CSE apporte une aide plus que précieuse au comité d'entreprise. Il le soulage d'un certain nombre de tâches laborieuses et chronophages avec :
Le paramétrage de l'activité selon des critères de prix et d'éligibilité précis et la mise à disposition du catalogue auprès des bénéficiaires (depuis le logiciel lors de la permanence CE ou via le site internet et/ou l'application mobile CSE)
L'enregistrement des commandes, inscriptions et autres demandes avec contrôle automatique de l'éligibilité de chaque bénéficiaire
La mise à jour automatique des droits de chacun et conservation de l'historique
Dans cet article, nous avons partagé avec vous un panorama, le plus exhaustif possible, de ce que peut faire un logiciel CSE en terme de gestion des activités et nous vous avons expliqué son mode de fonctionnement.
Ainsi, d'un logiciel CSE à l'autre, la richesse des fonctionnalités prises en charge sera plus ou moins élevée et prendra plus ou moins en charge vos spécificités.
Le sujet de la gestion des ASC étant plus que vaste et propre à chaque CSE, nous pourrions écrire encore des pages entières pour détailler tout ce qui peut être fait dans un logiciel CSE. Aussi, n'hésitez pas à nous contacter pour avoir des informations plus détaillées.
Rendez-vous ici pour le chapitre 3 de notre thématique "Se libérer du temps grâce à un logiciel CSE efficace" avec un zoom sur la gestion de la comptabilité CSE et le suivi des budgets ASC et AEP.
En attendant, n'hésitez pas à lire nos précédents articles !
(rendez-vous ici pour lire l'article sur la gestion des bénéficiaires).