Le fichier bénéficiaires, outil indispensable au fonctionnement du CSE
Pour permettre aux bénéficiaires d’accéder aux prestations proposées par le CSE, un fichier complet de tous les bénéficiaires est nécessaire afin de vérifier l’éligibilité de chacun à telle ou telle activité ou tout simplement pour passer commande auprès du prestataire choisi pour l’activité en lui communiquant la liste des bénéficiaires concernés.
Aujourd'hui, nombreux sont les CSE qui ont opté pour un logiciel de gestion des activités et des bénéficiaires. Qu'est-ce que cela change concrètement à leur quotidien, en particulier sur la gestion de ce fameux fichier ?
Pour l’élu CSE, on peut distinguer 4 objectifs majeurs liés au fichier bénéficiaires :
Maintenir la liste à jour avec les bonnes informations pour chaque salarié : adresse postale pour l’envoi de chèques cadeaux, adresse mail pour accéder au site internet du CSE, nouveaux arrivés dans l’entreprise pour ouvrir leurs droits ou encore nombre de personnes à charge pour mettre à jour les droits.
Conserver, pour chaque bénéficiaire, l’historique des activités dont il a bénéficié et ainsi mettre à jour ses différents droits : par exemple, si un salarié a déjà bénéficié d’un chèque naissance pour l’arrivée de son enfant, il n’est plus éligible.
Exporter facilement la liste des salariés afin de passer une commande auprès d’un prestataire partenaire : obtenir en quelques clics la liste des inscrits à telle ou telle activité.
Protéger les données des salariés et être ainsi conforme au RGPD : un CSE dispose de beaucoup de données sensibles, il est donc primordial de s’assurer de la sécurité du stockage de ces données
Un logiciel CSE permet, grâce à toutes ses fonctionnalités, de répondre à ces 4 grands enjeux tout en simplifiant le quotidien de l'élu. Il permet d'éviter la re-saisie de données ou encore de devoir gérer manuellement son fichier.
C'est ce que nous vous détaillons ci-dessous au travers d'exemples concrets.
1- Un fichier bénéficiaires toujours à jour
Création du fichier bénéficiaires
Si vous optez pour un logiciel CSE, le module bénéficiaires vous permettra de réunir toutes vos données bénéficiaires dans un seul endroit et de manière sécurisée.
Pour chaque bénéficiaire, vous disposerez d’une fiche d’informations personnelles avec les champs qui sont nécessaires au bon fonctionnement de votre comité d’entreprise. En général, la fiche bénéficiaire est 100% personnalisable pour chaque CSE de manière à ne stocker que les données nécessaires à la gestion des différentes activités CSE.
Une fois la trame de la fiche bénéficiaire créée, il vous faudra importer une première fois le fichier bénéficiaires (souvent à partir du fichier RH fourni par votre entreprise) pour créer automatiquement toutes les fiches de chacun de vos bénéficiaires.
Mise à jour du fichier
Vous pourrez, ensuite, chaque mois (ou selon la périodicité qui vous convient), réimporter le fichier pour mettre à jour les fiches déjà existantes, créer les nouvelles fiches ou désactiver les fiches des salariés partis.
Ainsi, avec un logiciel CSE, il n’est pas nécessaire de créer manuellement chaque fiche bénéficiaire. La fonctionnalité d’import s’en charge automatiquement pour vous.
Bien entendu, il restera possible de modifier vous-mêmes manuellement certains éléments si vous le souhaitez.
Par exemple, si un bénéficiaire vous demande de mettre à jour son adresse postale, son mail ou encore de déclarer la naissance d’un enfant, vous avez la possibilité de prendre la main et d’effectuer la mise à jour des éléments.
Déport de la mise à jour aux bénéficiaires
Plus intéressant encore, si vous avez un site internet pour votre CSE, vous pouvez laisser vos bénéficiaires mettre directement à jour leurs informations depuis leur session personnelle. Ces modifications peuvent être, ou non, soumises à une validation de la part d’un élu CSE.
A titre d’exemple, la modification d’une adresse postale n’a peut-être pas besoin d’être validée par le CSE puisqu’elle n’ouvre pas de droits supplémentaires (ouverture à une subvention ou autre). En revanche, si un salarié modifie le nombre de personnes à charge sur son foyer fiscal, vous voudrez sans doute valider la modification en demandant un justificatif (acte de naissance par exemple).
Depuis le site internet du CSE, le salarié pourra donc effectuer la modification, joindre le justificatif et valider sa demande. Il sera ensuite informé que sa demande doit être validée par un membre du CSE avant d’être définitivement prise en compte.
2- Mise à jour automatique des droits pour chaque salarié
Ouverture des droits pour chaque salarié
Si vous optez pour un logiciel CSE, vous allez, pour chaque activité organisée par le CSE, définir l’éligibilité de chacun en fonction de critères précis.
Quelques exemples de critères :
- Attribution des chèques noël enfants aux salariés qui ont un enfant uniquement
- Variation du montant de la subvention CSE pour les chèques vacances en fonction du quotient familial.
- Octroi d'un chèque naissance à condition de fournir l'acte de naissance.
- Mise en place d'un quota sur les billets de cinéma avec 4 places par mois à 5€
Une fois ces activités paramétrées dans votre module gestion des activités de votre logiciel CE, chaque bénéficiaire sera donc éligible ou non à l’activité.
Ainsi, s’il commande des chèques vacances et si le quotient familial a bien été renseigné sur sa fiche bénéficiaire, le logiciel sera en mesure de lui afficher, automatiquement, le montant subventionné auquel il a droit.
Mise à jour automatique des droits pour chaque salarié
Chaque commande ou inscription à une activité par un bénéficiaire sera historisée et mettra automatiquement à jour ses différents droits.
Ainsi, si un bénéficiaire décide de commander des places de cinéma en juillet 2021 alors qu’il a déjà consommé son quota de 4 pour le mois de juillet, le logiciel lui indiquera qu’il n’est plus éligible au tarif subventionné.
Si un bénéficiaire demande pour la 2ème fois un chèque naissance pour l’enfant qui vient de naitre, le logiciel indiquera qu’il a déjà bénéficié de la prestation.
La mise à jour de toutes ces informations est donc effectuée automatiquement sans re-saisie de la part de l’élu CSE. L’inscription à l’activité ou la commande en elle-même déclenche automatiquement l’historisation sur la fiche bénéficiaire et la mise à jour de son éligibilité à telle ou telle activité.
3- Export simple de la liste des bénéficiaires
Disposer d’une liste à jour des bénéficiaires du CSE est primordial mais pouvoir l’exporter l’est presque tout autant.
En effet, le logiciel CSE vous permet de créer et paramétrer facilement une activité, par exemple un voyage, et de définir l’éligibilité de chacun à ce voyage. Ensuite, chaque bénéficiaire peut s’il le souhaite s’inscrire au voyage en question. Puis, s’il est éligible, vous, élu CSE, validerez son inscription. Une fois les inscriptions clôturées, vous devez, à tout moment, pouvoir exporter la liste des inscrits sans avoir à tout re-saisir manuellement. En effet, le prestataire du voyage aura besoin de la liste précise ainsi que des mails ou de l’adresse postale.
Grâce à un logiciel CSE, vous pourrez en 2 clics obtenir cette liste. Au moment de l’export, vous pouvez choisir les critères donc vous avez besoin afin de n’exporter que la liste des bénéficiaires qui répondent à ces critères (ici liste des inscrits au voyage avec les ayants droits et ouvrants droits concernés). La liste se télécharge ensuite automatiquement au format xls.
Vous l’avez compris l’intérêt d’un logiciel réside dans les fonctionnalités des différents modules proposés (module bénéficiaires, site internet ou encore gestion des activités). Mais ce qui rend le logiciel CSE aussi incontournable c’est avant tout le fait que chaque module est interconnecté avec l’autre.
En effet, si on garde notre exemple du voyage :
- L’élu CSE va paramétrer le voyage dans le module gestion des activités et ouvrir ainsi les droits pour chaque bénéficiaire.
- Les bénéficiaires vont pouvoir s’inscrire au voyage depuis le local CSE ou depuis le site internet du CSE.
- La demande de voyage sera ensuite approuvée par l’élu CSE (sélection via un moteur de classement ou tirage au sort si besoin).
- Automatiquement toute la liste des inscrits va être historisée afin de permettre au CSE de disposer à tout moment de la liste pour envoyer un mail aux inscrits (informations de dernière minute sur l'activité) ou pour transmettre les informations au prestataire choisi pour le voyage.
4- Protection des données personnelles et conformité RGPD
Les informations personnelles de vos bénéficiaires sont sensibles et il est important que vous ayez la garantie qu’elles sont protégées et traitées de manière conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Même si la majorité des prestataires de logiciel sont aujourd’hui conformes à toutes les obligations légales liées à la protection des données, voici quelques éléments que vous pouvez vérifier lorsque vous choisirez votre prestataire :
Mesures prises pour la sécurité des données et leur confidentialité : type de certificat, chiffrement des mots de passe utilisateurs, cryptage des données sensibles (exemple les données bancaires), traçabilité des opérations …
Processus de sauvegarde des données : il faudra prêter une attention particulière au système de sauvegarde utilisé par votre prestataire. Un incident peut vite survenir et dans ce cas, il est important de savoir qu'une sauvegarde des données va être effectuée toutes les 24h.
La gestion des cookies : il est également important de vérifier si votre prestataire est en accord avec le RGPD. En effet, lors de sa première connexion au site internet, un bénéficiaire doit pouvoir accepter ou non les conditions d'utilisation de ses données. Ceci est un point nécessaire et à ne pas négliger.
En synthèse,
Opter pour le module bénéficiaires d'un logiciel de gestion permet à tout élu CSE de simplifier la gestion au quotidien de ses salariés avec :
une mise à jour de chaque fiche simplifiée dans le temps,
un suivi avancé et automatisé des droits de chaque bénéficiaire
un export facilité des données selon certains critères
mais aussi la garantie d'un stockage sécurisé et conforme au RGPD
L'interconnexion du fichier bénéficiaires avec la gestion des activités apporte encore plus de valeur au logiciel CSE. Vous en avez déjà eu un aperçu au cours de cet article grâce aux différents exemples abordés.
Pour découvrir en détails la valeur ajoutée pour le comité d'entreprise d'un module de gestion des activités, cliquez ici.
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