Se libérer du temps grâce à un logiciel CSE efficace : piloter ses ASC


Les ASC, parties intégrantes du quotidien de l’élu CSE,

mais exigeantes en termes de savoir-faire et de temps.


Une des missions du CSE est d’augmenter le pouvoir d’achat des salariés. Dans le cadre de cette mission, le comité d’entreprise met en place des activités sociales et culturelles (ASC) au profit de ses bénéficiaires et de leurs familles.


De l’achat/revente de billetterie à tarif subventionné … à la location de semaines en mobilhomes pour les vacances … en passant par la commande de chèques cadeaux, … la gestion des ASC n’est pas de tout repos pour un élu CSE !


En effet, il ne suffit pas de passer commande auprès du prestataire choisi mais bien d’être capable de :

  • Répartir les activités en fonction d’un budget prévisionnel,

  • Identifier les fournisseurs possibles, négocier les tarifs puis choisir son fournisseur,

  • Définir, pour chaque activité choisie, qui doit être éligible à cette activité et en fonction de quels critères,

  • Permettre aux bénéficiaires éligibles de s’inscrire à cette activité et de suivre les inscriptions pour ne pas dépasser un nombre limité de places (par exemple),

  • Passer commande auprès du fournisseur puis de « distribuer » l’activité à chacun,

  • Et enfin, gérer toute la partie facturation fournisseur et affectation au bon budget.

Finalement un élu CSE doit à la fois avoir des compétences d’analyste budgétaire, d’acheteur et de gestionnaire/ suivi projet !

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Et on ne parle ici que de la partie "gestion des ASC"😊Il ne s’agit évidemment pas des seules missions d’un comité d’entreprise. On pourrait parler comptabilité, digital, prise de parole devant la direction, suivi des informations et nouveaux textes sur le droit social ou encore échanges réguliers avec les salariés... Bref, un comité d’entreprise a bien besoin de plusieurs élus aux multiples compétences pour faire face aux différents enjeux qui lui incombe.



✋ Restons concentrés sur les Activités Sociales et Culturelles ...

Vous l'aurez compris, la gestion des ASC est particulièrement complexe et chronophage pour le CSE. Plus le CSE organise d'activités, plus la complexité augmente et plus cela peut devenir ingérable.

C'est pour ces raisons, que bon nombre de CSE ont opté pour un logiciel CE de gestion des ASC. Très bien mais ... comment ça marche et qu'est-ce-que ça change concrètement ?


Nous répondons à ces questions ci-dessous 👇



1- Fonctionnement de la gestion des ASC dans un logiciel CE


Le principe est assez simple et repose sur un parcours en 3 étapes pour chaque activité à gérer. Ce parcours pourra légèrement varier d'une activité à l'autre, mais le principe reste globalement le même.

  1. Création et paramétrage de l'activité dans le logiciel CSE

  2. Ouverture de l'activité aux bénéficiaires

  3. Commandes et mise à jour automatique des droits de chacun


1. Création et paramétrage de l'activité

C'est assez intuitif, une activité doit d'abord être créée.

Il s'agit donc de définir :

  • Le type de l'activité (vente de billetterie, voyage ou encore campagne de chèques cadeaux),

  • Son prix (avec ou sans abondement du CSE),

  • Ses critères d'éligibilité (à quels critères faut-il répondre pour pouvoir en bénéficier ?)

  • Et ses autres caractéristiques plus spécifiques (d'un type d'activité à l'autre, il faut pouvoir gérer certaines spécificités : gestion d'un nombre limité de places, gestion multi-sites, gestion de stocks, gestion des modes de règlement, ...).

Les logiciels CSE sont assez '"pédagogiques" et proposent un pas à pas à suivre pour paramétrer simplement chaque type d'activité.


2. Ouverture de l'activité aux bénéficiaires et commandes

Une fois l'activité paramétrée, il s'agit de la rendre accessible aux bénéficiaires. D'un type d'activité à l'autre, la notion d'ouverture va varier :

  • Pour la vente de billetterie par exemple, ouvrir l'activité revient à ouvrir la possibilité de passer commande.

  • Pour la notion de campagne de chèques cadeaux, cela revient à identifier automatiquement la liste des bénéficiaires éligibles pour ensuite passer commande auprès du fournisseur.

  • Pour un voyage, cela signifie que les inscriptions sont ouvertes.

En bref, l'ouverture de l'activité est le moment à partir duquel les bénéficiaires ont accès à l'activité et peuvent, s'ils sont éligibles, la demander.


3. Commandes et mise à jour automatique des droits de chacun

C'est cette étape qui démontre le mieux la valeur ajoutée d'un logiciel de gestion des ASC. A chaque commande passée par le bénéficiaire, son éligibilité et ses droits seront automatiquement mis à jour.


Par commande, on entend la commande d'un billet de cinéma mais aussi le fait de recevoir son chèque cadeau Noël adulte, ses chèques vacances ANCV ou encore le fait d'avoir été retenu pour le voyage au Mexique.


Ainsi, s'il avait été déterminé au moment du paramétrage de l'activité cinéma que chaque salarié pouvait bénéficier de 4 places de cinéma par trimestre au tarif subventionné de 4€ et que Mr Jérome demande une 5ème place pour le 2ème trimestre, alors automatiquement le logiciel indiquera que le quota de places a déjà été atteint pour ce bénéficiaire.


Une fois que ce fonctionnement macro est intégré, la suite est plutôt facile à comprendre.

Une activité, finalement, c'est un ensemble de règles et critères commun à toutes les activités + des caractéristiques spécifiques propres au type de l'activité.


👉 Allons-y par étape et parlons d'abord des règles et critères communs à toutes les activités.


2- Paramétrage d'une activité et logiciel CSE


On peut donc considérer que quel que soit le type de l'activité, certains éléments devront toujours être définis et paramétrés dans le logiciel.


activités socioculturelles du comité d'entreprise

Tarif, enveloppe ou quota et plafonds

Une activité va, par définition, être proposée à un tarif précis au bénéficiaire.

Ce tarif peut varier en fonction de différents éléments qui peuvent tous être gérés dans le logiciel de gestion des ASC :

  • Tarif unique pour tous ou différent selon des tranches définies (quotient familial par exemple)

  • Mécanique de subvention choisie : application d'un pourcentage sur le tarif, tarif fixe subventionné ou encore montant fixe subventionné à déduire du tarif public

  • Montant subventionné par le CSE et selon quelle limite : quota (exemple : 10 billets par an maximum), enveloppe (billets de spectacle subventionnés à hauteur de 100€ par bénéficiaire - une fois les 100€ de budget dépassés, le bénéficiaire n'aura plus accès au tarif subventionné) et/ou plafond (subvention appliquée jusqu'à 50€, au delà le billet n'est plus subventionné)


Critères d'éligibilité

Pour bénéficier d'une activité, le salarié doit être "éligible". Par exemple, seuls les salariés avec des enfants peuvent bénéficier d'un chèque noël enfants.

Il faut donc déterminer, pour chaque activité, les critères d'éligibilité. Le module de gestion des ASC, parce qu'il est interconnecté au module bénéficiaires du logiciel CE, permet de définir ces critères.


Ainsi, l'accès à une activité pourra techniquement (charge au CSE de définir les critères qu'il souhaite appliquer) être conditionné à :

  • Un statut dans l'entreprise (salarié, extérieur, retraité, salarié en cours, parti ...)

  • Un site de rattachement (aucun intérêt de bénéficier du billet de cinéma local d'une ville située à 500 km de son site 😋)

  • Une date d'entrée dans la société ou d'une ancienneté

  • Un type de contrat (CDI, CDD, alternant, stagiaire, intérimaire...)

  • Un nombre d'enfants à charge

  • Un niveau scolaire de l'enfant ou un âge limite

  • Un critère foyer (tranche par QF par exemple)


👉 Parlons maintenant type d'activités (ou familles d'activités) et gestion des spécificités.


3- Catalogue d'activités et logiciel CSE


On peut distinguer 8 familles d'activités différentes avec pour chacune d'entre-elles :

  • Une base commune, comme décrit précédemment, avec un tarif, une mécanique de subvention, un montant subventionné et des critères d'éligibilité

  • Des spécificités plus ou moins bien gérées d'un logiciel à l'autre.

Nous vous les listons ci-dessous 👇