Le logiciel CSE, véritable atout pour un Comité Social Economique
Si vous avez lu nos précédents articles sur la thématique "Se libérer du temps grâce à un logiciel CSE efficace", vous êtes maintenant un lecteur averti et avez connaissance de toute la richesse fonctionnelle d'un logiciel CSE.
Si vous ne les avez pas encore lu, n'hésitez pas à les consulter :
Ces différents articles avaient pour but de vous aider à comprendre comment un logiciel CE fonctionne et en quoi, il aide, concrètement, l'élu CSE au quotidien.
Chaque module, proposé dans ces logiciels, répond à un besoin précis de l'élu CSE et lui permet de gagner en efficacité, en sécurité et en traçabilité avec :
Le fichier des bénéficiaires toujours à jour, qui permet un suivi avancé et automatisé des droits de chaque bénéficiaire.
La gestion des activités, pour paramétrer chaque activité et ainsi enregistrer les différentes commandes des bénéficiaires depuis le local CSE ou le site internet et/ l'application mobile.
Le module de comptabilité qui assure à l'élu CSE un enregistrement quotidien de ses différentes opérations comptables, la redescente automatique de toutes les opérations ASC réalisées et un respect de ses différentes obligations comptables.
Le site internet et l'application mobile qui permettent, non seulement d'être en permanence visibles de vos bénéficiaires, mais aussi de proposer votre catalogue d'activités en ligne.
Si vous êtes en pleine réflexion et que vous songez à sauter le pas et à mettre en place une solution logicielle pour votre Comité Social Economique, vous vous demandez sûrement comment se passe le déploiement.
En effet, vous l'avez compris au travers de nos différents articles, un logiciel CSE n'est vraiment efficace que s'il est paramétré spécifiquement pour votre CSE, selon son contexte. Il faut, en conséquence, que la démarche adoptée pour la mise en place soit bien accompagnée et qu'elle débute par une phase de recueil de vos besoins.
Déployer un logiciel CE implique également des changements dans votre façon de gérer le CSE au quotidien, il est donc impératif que vous et les autres élus soient formés. De plus, si vous optez pour un site internet ou une application mobile bénéficiaires, il faudra les accompagner et leur expliquer, par exemple, comment se connecter.
Nous nous proposons donc de passer en revue les différentes étapes de mise en place d'un logiciel CE afin que vous éclairer à ce sujet. La suite ci-après. 👇
Mise en place d'un logiciel CSE, une véritable démarche projet avec le fournisseur
On distingue 4 grandes étapes pour le lancement d'un logiciel CE. Il s'agit d'un projet à part entière. L'éditeur de logiciel CE, que vous aurez choisi, pilotera ce projet avec vous à chaque étape.
Lancement du projet
Ateliers dédiés à chaque module choisi
Paramétrage de votre environnement et reprise de vos données
Formation de votre équipe CSE et lancement
Lancement du projet
Étape primordiale à la réussite du déploiement, le projet débutera toujours par une réunion au cours de laquelle vous établirez le planning de mise en place et prendrez le temps d'identifier les bons interlocuteurs pour chaque sujet.
Sans planning, impossible de dérouler efficacement un projet. Il est important que votre fournisseur ait en tête vos jalons, vos disponibilités et votre calendrier afin d'adapter le planning et le rythme du déploiement en conséquence. Le planning vous donnera une vision précise dans le temps, des différentes étapes du projet, et vous permettra d'anticiper les moments au cours desquels il faudra que soyez disponibles.
Lors de cette réunion, vous ferez la connaissance de votre chef de projet et des autres personnes qui travaillent avec lui. C'est le chef de projet qui pilotera toute la mise en place et qui sera votre interlocuteur privilégié durant toute la phase de déploiement.
Enfin, cette réunion est l'occasion pour vous, d'indiquer à votre chef de projet quel est le bon interlocuteur sur les différents sujets qui devront être creusés avant de paramétrer votre logiciel. En effet, le chef de projet devra probablement s'adresser au trésorier pour parler module comptabilité mais devra se rapprocher d'un autre élu pour la partie Activités Sociales et Culturelles.
Ateliers dédiés à chaque module choisi
Lors de la réunion de lancement, votre chef de projet aura programmé avec vous un certain nombre d'ateliers de travail qui lui permettront de recueillir précisément votre contexte CSE et vos différents besoins en terme de paramétrage du logiciel CE.
Chaque atelier aura une thématique précise et donnera lieu à un compte rendu exhaustif des différents points balayés en séance afin que vous puissiez valider que tout a bien été compris et abordé au cours de l'atelier.
Plusieurs ateliers auront lieu avec :
Un atelier sur la comptabilité
Un atelier sur le fichier de vos bénéficiaires
Un atelier sur toutes les ASC que vous mettez en place
Un atelier sur le site internet et l'application mobile
L'objectif est de recueillir toutes les informations nécessaires au bon déploiement du logiciel :
Vos opérations comptables courantes
Le besoin ou non de reprendre des données des précédents exercices
Les données bénéficiaires dont vous disposez pour créer votre fiche bénéficiaire sur-mesure
La trame du fichier bénéficiaires que vous avez l'habitude d'obtenir de votre service RH
Les différentes règles de gestion et d'éligibilité que vous appliquez pour chaque activité avec le détail du fonctionnement de votre subvention
L'arborescence que vous souhaitez pour votre site internet et votre application mobile, le niveau de personnalisation graphique, les activités que vous souhaitez proposer en ligne...
A l'issue de ces ateliers, le chef de projet et son équipe seront fin prêts à mettre en service votre environnement CSE et à le paramétrer.
Paramétrage de votre environnement et reprise de vos données
Au cours de cette étape, le chef de projet et son équipe vont créer votre environnement CSE et paramétrer l'intégralité des modules conformément à vos attentes, c'est à dire à ce que vous aurez convenu lors des ateliers.
Ils vont donc :
Paramétrer la comptabilité et les différents codes comptables dont vous avez besoin, votre fiche bénéficiaire, l'intégralité des activités ASC et leurs règles spécifiques ...
Intégrer votre fichier bénéficiaires
Reprendre les données de votre balance pour l'ouverture comptable
Reprendre l'historique de certaines opérations si besoin
...
Rassurez-vous, ce ne sera pas une longue période pendant laquelle vous n'entendrez plus parler de votre fournisseur de logiciel CE. En effet, les équipes travaillent plutôt en mode AGILE et vous proposent de valider le paramétrage au fur et à mesure afin de pouvoir l'ajuster facilement si besoin dans un mode d'amélioration continue.
L'objectif est de vous livrer in fine une solution que vous aurez déjà "recetté" et approuvé tout au long de cette phase de paramétrage.
Formation de votre équipe CSE et lancement
Votre logiciel CSE est prêt et paramétré. Mais vous pas tout à fait ! Même si vous avez déjà appris à utiliser le logiciel grâce aux explications du chef de projet et aux différents tests effectués dans l'outil, vous avez besoin d'être formés et accompagnés avant de faire le grand saut.
Pourquoi ne pas vous former avant ? En réalité, vous êtes formés tout au long du projet de déploiement au travers des différents ateliers ou des phases de vérification du paramétrage.
Cependant, et notre expérience le confirme, il est très important de prévoir un temps de formation en fin de projet avant de lancer.
En effet, vous avez déjà quelques semaines de recul sur le logiciel et êtes plus à-même d'aborder le fonctionnement en détail du logiciel. Sinon, cela ferait trop de nouveautés dès le départ et vous nous réclameriez une autre formation quelques semaines après le lancement.
Autre avantage et de taille : vous êtes formés directement sur VOTRE environnement et non sur un environnement de test. C'est toujours plus parlant d'être en situation réelle avec ses termes habituels plutôt qu'être dans la théorie.
Enfin, via la phase de lancement. Si vous avez également opté pour le site internet et/ou l'application mobile, elle s'accompagne d'une communication auprès de tous vos bénéficiaires pour leur annoncer la bonne nouvelle et leur expliquer comment se connecter.
Nous mettrons à votre disposition des modes opératoires de connexion ou encore des affiches de communication pour la mise en place.
Et après la mise en place ?
La réussite du déploiement d'un logiciel CSE repose sur l'adoption d'une démarche projet et d'un suivi rigoureux par votre fournisseur mais pas que...
En effet, l'adoption de nouvelles méthodes de travail ne se fait jamais du jour au lendemain. Il faut accompagner les personnes dans la durée pour que ces nouvelles façons de faire deviennent des habitudes.
Il est donc primordial que votre éditeur de logiciel s'inscrive dans la durée et soit capable de vous garantir sa disponibilité et sa joignabilité même une fois que la solution sera déployée.
Votre chef de projet sera-t-il toujours joignable et disponible une fois le projet déployé ? Y-t-il un service client joignable (mais vraiment) avec des personnes qualifiées en face ? Si vous avez une question sur l'utilisation du logicielle sera-t-elle facturée en sus ? Et enfin, la version de votre logicielle sera-t-elle bien maintenue à jour sans frais ?
Autant de questions importantes à poser avant de signer avec un fournisseur de logiciel CE car les réponses déterminent clairement la réussite dans le temps de votre projet.
Chez Henley It, nous serions ravis d'échanger plus longuement avec vous sur ces différents points alors n'hésitez pas à nous contacter.
Nous espérons que nos différents articles sur la thématique "Se libérer du temps avec un logiciel CSE efficace" vous ont aidé et sommes à votre disposition si vous avez besoin d'éléments complémentaires. À bientôt !