Se libérer du temps grâce à un logiciel CSE efficace : Gérer facilement sa comptabilité

La comptabilité du CSE, sujet majeur pour tous les CSE


Les CSE ont un certain nombre d'obligations comptables qui vont varier en fonction du seuil auquel le CSE appartient.

Elu CSE qui s'occupe de la comptabilité

On distingue 3 seuils différents :

  1. Le seuil 1, pour les CSE qui ont des ressources <153 000 €. L'obligation de comptabilité est dite ultra-simplifiée. Ces comités d'entreprise doivent avoir une comptabilité recettes/dépenses et tenir un livre qui retrace chronologiquement les montants et l'origine des dépenses réalisées et des recettes perçues. Ils sont également tenus d'établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et aux engagements en cours.

  2. Le seuil 2, pour les CSE qui ont des ressources > 153 000 € mais qui n'atteignent pas au minimum 2 des 3 critères suivants : 50 salariés ETP embauchés au CSE, 1,5 million d'euros au bilan et 3,1 millions d'euros de ressources. Les CSE de seuil 2 doivent avoir une présentation simplifiée des comptes, fournir un bilan, un compte de résultats et les annexes. Ils doivent aussi avoir recours à un expert comptable.

  3. Et enfin, le seuil 3, pour les CSE qui ont des ressources > 153 000 € et qui atteignent au moins 2 des 3 critères listés ci-dessus. Les CSE de seuil 3 sont, eux, soumis à la comptabilité de droit commun et sont tenus de présenter des comptes consolidés, un bilan, un compte de résultats et les annexes. Un commissaire aux comptes doit certifier leurs comptes et ils doivent avoir une commission des marchés.

D'autres obligations sont communes à tous les CSE, quel que soit leur seuil :

  • Désignation d'un trésorier

  • Rapport de gestion

  • Modalités d'arrêtés des comptes définies dans le règlement intérieur du CE

  • Approbation des comptes lors d'une réunion plénière spécifique

  • Communication des comptes et du rapport de gestion aux salariés

  • Archivage des comptes et des justificatifs pendant 10 ans

En bref, la gestion de la comptabilité fait partie des priorités de tout CSE. Pourtant, il n'y a pas toujours un comptable parmi les élus... et la comptabilité, ça peut donner mal à la tête non? 😂


Redoutée par certains élus, incompréhensible pour d'autres ou adorée par quelques-uns, ce qui est sûr c'est que la #comptabilité est présente dans tous les CSE ! L'objectif de cet article est de vous expliquer comment un logiciel CSE vous permet de maîtriser votre comptabilité CSE au quotidien, sans avoir forcément de connaissances comptables au préalable, mais aussi d'être conforme à toutes les obligations légales sans avoir à s'en inquiéter.


Nous vous expliquons tout ci-dessous 👇



1- Pas besoin d'être un expert-comptable lorsqu'on a un logiciel CSE


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Si vous ne connaissez rien à la comptabilité, pas panique, vous n'êtes pas le seul et c'est pour cette raison que les logiciels CSE ont été créés.


En effet, grâce au module comptabilité, vous n'avez pas besoin d'être un expert-comptable pour comprendre les informations de base nécessaires à l'utilisation de l'outil. Bien entendu, certaines fonctionnalités vont être plus poussées, et dans ce cas, de l'aide vous sera nécessaire, mais cela dépendra au final de ce que vous souhaitez pouvoir faire.


C'est souvent sur ce point que les logiciels CSE se distinguent. Certains vont être capables d'adapter la vue comptable au profil du trésorier, d'autres non. Certains pourront afficher les données purement comptables pour l'expert-comptable du CSE, d'autres non.

Prenons un exemple, un trésorier ayant une certaine maîtrise de la comptabilité ne souhaitera probablement pas avoir accès à un grand livre. Tandis qu'un trésorier, lui même comptable dans l'entreprise, voudra accéder à ce type d'états.



2- Le logiciel CE comptable au quotidien


Au quotidien, on peut distinguer 4 grands types d'opérations comptables pour les gestionnaires du CSE :

  1. La saisie des différentes opérations courantes comme les factures par exemple.

  2. L'enregistrement en comptabilité des différentes opérations ASC comme la vente d'un billet de cinéma, le paiement d'un voyage ou le remboursement d'un abonnement à une salle de sport.

  3. Les remises en banque pour lancer les remboursements bénéficiaires à effectuer ou encaisser les paiements par chèque/CB des inscrits à un voyage.

  4. Le rapprochement bancaire avec les relevés de comptes du CSE pour pointer les différents montants avec les opérations listées précédemment.

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La saisie des différentes opérations courantes

Le logiciel de comptabilité CE mettra à votre disposition une interface de saisie des opérations ultra simplifiée et intuitive. Cela signifie que vous pourrez en quelques clics enregistrer en comptabilité la facture sans avoir eu à manipuler un seul code comptable.

Vous indiquez donc que vous souhaitez saisir une nouvelle opération : recette, dépense, acompte, avoir, virement,... puis vous complétez un certain nombre de champs : date de l'opération, année budgétaire, numéro de l'opération, catégorie à laquelle rattacher l'opération, fournisseur ou bénéficiaire concerné, montant associé... vous pouvez également joindre un fichier pour historiser le document officiel. Enfin, vous enregistrez l'opération.

Et c'est tout, elle est intégrée à votre comptabilité ! A aucun moment, vous n'avez eu besoin de saisir un numéro de compte et pourtant l'écriture comptable a bien eu lieu.


Comment est-ce possible ? Il s'agit, tout simplement, d'un paramétrage effectué avec votre fournisseur du logiciel CSE à partir de votre plan de comptes. En amont, lorsque votre environnement CE est créé par votre fournisseur, vos besoins sont minutieusement étudiés au travers d'ateliers et les différents codes comptables dont vous avez besoin sont paramétrés pour être automatiquement associés lors de la saisie de vos opérations.


L'enregistrement en comptabilité des différentes opérations ASC

Toute opération ASC qui génère un flux financier pour le CSE doit générer une écriture comptable.

Si le CSE a opté, en complément du module compta CSE, pour les modules de gestion des activités sociales et culturelles et gestion des bénéficiaires, alors il n'aura rien à re-saisir dans la partie compta. En effet, toutes les opérations ASC, une fois validées, sont automatiquement intégrées en comptabilité.


Ainsi, une vente au local CSE d'un billet de cinéma ou encore une demande de remboursement (validée par le CSE) sera automatiquement intégrée au module comptabilité. Mieux, si le remboursement se fait par virement sur le compte du bénéficiaire, l'opération sera également automatiquement intégrée au fichier pour les remises en banque.


La gestion des remises en banque

Un logiciel CSE va également optimiser votre gestion des remises en banque. Automatiquement, au fur et à mesure de la saisie manuelle de vos opérations ou de l'intégration automatique des ASC, vos fichiers pour vos différents remises en banque vont se constituer.

Ainsi, vous n'aurez plus qu'à les transmettre à votre banque. Fini, le fait de devoir reprendre toute la liste des prélèvements SEPA à effectuer, des virements SEPA à lancer ou des chèques à remettre. Le logiciel CE le fait pour vous.


Le rapprochement bancaire

Enfin, au quotidien, vous avez besoin de pouvoir associer vos différentes opérations enregistrées aux mouvements bancaires sur votre (vos) compte(s) bancaire(s).

Depuis le module de comptabilité CSE, vous pourrez effectuer simplement ce rapprochement bancaire via une interface de pointage prévue à cet effet.


3- Gestion et suivi de vos budgets AEP et ASC


Module de comptabilité CE, mais pas que ! On oublie souvent de le mentionner, et pourtant le logiciel CSE est un précieux outil pour la gestion et le suivi budgétaire.


Comptabilité d'un CSE

Ainsi, vous pourrez définir votre budget AEP (appelé auparavant budget de fonctionnement) et votre budget ASC avec la précision que vous souhaitez : répartition macro des activités par catégorie, répartition plus détaillée par catégorie et sous catégorie et vous pourrez même aller jusqu'à la répartition par activité et sous-activité.


Une fois les budgets définis, vous pourrez suivre le consommé versus le prévisionnel ou encore comparer le budget avec les années précédentes.


Vous allez donc pouvoir optimiser vos différents budgets et vous rendre compte en temps réel quand vous dépassez le budget sur certaines catégories.

Cela peut également vous permettre de les ajuster en fonction du consommé. En effet, vous vous rendez compte qu'une catégorie d'activités n'est pas très commandée par les bénéficiaires ? Pourquoi pas, ne plus la proposer et rattacher le budget à une autre activité qui va beaucoup plus les intéresser ?

A contrario, cela peut vous permettre de stopper une activité à temps en cas de dépassement de budget.



4- États comptables et clôture


Nous listions tout à l'heure les différentes obligations comptables des CSE. Les logiciels de comptabilité CE permettent au comité social économique d'être conforme à ses différents obligations légales (quel que soit son seuil).


Ainsi, le logiciel CSE permet aux élus d'accéder aux différents états comptables et de clôture avec :

  • La liste des écritures comptables, les balances générales et analytiques, les grands livres général et analytique, la balance auxiliaire, ...

  • Les compte de résultats, bilan et annexes

Certains logiciels proposent même un parcours simplifié pour ouvrir et clôturer les exercices en affichant une check-list du reste à faire avant de pouvoir ouvrir ou clôturer.


Enfin, et c'est important de le prendre en compte lors du choix d'un logiciel CSE, il est impératif que les différentes données comptables soient exportables. Pourquoi ? Pour l'expert-comptable : s'il est obligé de re-saisir toutes les données, il n'y a plus beaucoup d'intérêt.

Certains logiciels peuvent même s'interfacer avec les solutions tiers utilisées par vos experts comptables. Mieux, il est également possible pour votre expert-comptable de choisir de travailler directement dans votre logiciel CE grâce à un profil et une vue dédiée.



Pour conclure,