Mentions légales

 

Société HENLEY It

9, rue du Cherche-Midi 75006 PARIS

03 26 79 20 13

support@clientcapsule.fr

 

Directeur de la publication : Romain NOEL - Président

 

SARL au capital de 27 720 €

RCS PARIS B 504 685 496

Numéro TVA FR87504685496

Numéro identification de l’entreprise 504 685 496

 

Hébergement : OVH - 2 rue Kellermann 59100 Roubaix – 09 72 10 10 07

 

Conditions générales de vente et d’abonnement

PRÉAMBULE

Henley It commercialise des services applicatifs (capsule) cse et (capsule) entreprise accessibles en ligne dont elle est propriétaire, ainsi que des services applicatifs conçus et développés par d’autres auteurs (services SaaS). Les services SaaS proposés pas HENLEY IT sont des services standards destinés à satisfaire les besoins du plus grand nombre de clients. Le Client souhaite recourir à Henley It afin de répondre à ses besoins métiers en termes de logiciel de comptabilité et/ou gestion des bénéficiaires et/ou gestion d’un site internet et/ou d’une application mobile et/ou d’une plateforme avantages. Les objectifs du client vis-à-vis de l’exploitation du service est d’exploiter un outil de gestion et de communication de son organisation sur une url dédiée au Client fournie par Henley IT ; être autonome dans cette gestion sans contrainte de matériel, d’installation, de maintenance. HENLEY IT est un fournisseur de Software as a Service, c’est-à-dire d’applications louées en ligne (dit fournisseur SaaS). A ce titre, il est le fournisseur des Services applicatifs désignés ci-après au contrat. La proposition de HENLEY IT a tout particulièrement retenu l’attention du Client qui reconnaît avoir reçu de HENLEY IT toutes les informations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation des Services applicatifs à ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour son utilisation. Toutefois, en tant que professionnel de l’informatique et dans le cadre de son obligation de conseil, HENLEY IT apportera au Client toute préconisation nécessaire à l’optimisation de ses choix et à la couverture la plus appropriée de ses besoins. Le signataire reconnaît être spécialement habilité aux fins des présentes.

 

1. OBJET

 

Les présentes conditions générales de vente et d’abonnement (ci-après, les « CGVA ») définissent les conditions de ventes et d’abonnement à durée libre au service applicatif (capsule) cse OU (capsule) entreprise (ci-après, le « Service ») réalisé par la société Henley IT, SARL au capital de 27 720€, dont le siège social est 9, rue du Cherche-Midi 75006 PARIS, RCS Paris B504 685 496 - N° TVA FR87504685496 (ci-après, le « Prestataire ») auprès des CSE (comité social et économique), collectivités ou employeurs (ci-après, le « Client »).

 

Les présentes CGVA expriment l’intégralité des obligations et des droits des parties. Le Client a la possibilité de les sauvegarder et de les imprimer.

Toute souscription sera régie par les CGVA en vigueur au jour de la souscription du Client.

 

 

2. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le Prestataire commercialise un service applicatif (capsule) cse auprès de tout CSE ou collectivité (« Client »), leur permettant : (i) de gérer leur comptabilité de seuil 1 (récupération des mouvements bancaires, affectation des opérations au bon budget, suivi en temps réel des budgets & mise à disposition des états règlementaires en fin d’année), (ii) de gérer leur  liste de bénéficiaires, (iii) de gérer et paramétrer leur site internet et/ou leur application mobile et d’y donner accès à leurs bénéficiaires, (iv) de donner accès à leurs bénéficiaires à la plateforme avantages (capsule) avantages avec ou sans attribution d’une subvention ; subvention paramétrable depuis (capsule) cse.

Le Prestataire commercialise également un autre service applicatif (capsule) entreprise auprès de toute entreprise (« Client »), lui permettant : (i) de gérer sa liste de bénéficiaires, (ii) de donner accès à ses bénéficiaires à la plateforme avantages (capsule) avantages avec ou sans attribution d’une subvention ; subvention paramétrable depuis (capsule) entreprise.

 

Le Prestataire met à disposition du Client le Service sur son serveur par le biais du réseau Internet. Le Prestataire consent au Client le droit d’utiliser de façon non exclusive le Service. Le Prestataire assure l’hébergement des Données, la maintenance et la sécurité du Service. Le Prestataire réalise la sauvegarde des Données.

Le Client choisit son fournisseur d'accès au réseau Internet. Le Prestataire ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions de ligne du réseau, il attire particulièrement l’attention du Client sur l’importance du choix du produit de l’opérateur et notamment de la qualité de service.

Le Client utilisera seul ce droit d'accès. Il pourra se connecter à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance – à savoir :  24 heures sur 24, 7 jours sur 7, y compris les dimanche et jours fériés, avec assistance des équipes techniques du Prestataire les jours ouvrés.

L'identification du Client lors de son accès au Service se fait au moyen : d'un Identifiant attribué à chaque Utilisateur par le Prestataire et d'un mot de passe communiqué au Client par le Prestataire.

Le Client utilisera les Identifiants qui lui auront été communiqués lors de chaque connexion au Service. Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès au Service, objet du Contrat, au Client, à protéger l'intégrité et la disponibilité du Service, ainsi que l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données du Client telles que transmises par le Client.

Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client ou à l'initiative du Prestataire sous réserve d’en informer préalablement le Client. Le Client s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit. Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès qui lui sont remis. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par le Prestataire n’a accès au Service. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès au Produit. Dans l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client en informera le Prestataire sans délai et le confirmera par courrier recommandé. En cas de perte ou de vol d'un des identifiants, le Client utilisera la procédure mise en place.

 

3. DURÉE & RÉSOLUTION DU CONTRAT

 

Henley IT et le Client sont liés par un contrat de services (capsule) cse OU (capsule) entreprise conclu sans engagement de durée. Il est résiliable à tout moment par simple demande au service support via l’email support@clientcapsule.fr ​. La résiliation prend effet le mois qui suit la demande.

 

4. TARIFS & CONDITIONS DE PAIEMENT

 

Le tarif est un prix TTC à payer chaque mois. Il est indiqué en euros toutes taxes comprises sur la page de souscription au Service.

 

4.1 Tarifs pour les modules comptabilité, site internet et application mobile

 

Service (capsule) cse :

Le tarif est un tarif forfaitaire pour les modules comptabilité, site internet et application mobile du service (capsule) cse.

 

4.2 Tarifs pour le module avantages

 

Services (capsule) cse  et (capsule) entreprise:

Le tarif dépend du nombre de bénéficiaires pour le module avantages. Il peut donc évoluer à la hausse ou à la baisse en fonction de l’ajout ou de la suppression de bénéficiaires.

Tarif forfaitaire jusqu’à 100 bénéficiaires puis ajout d’un supplément au forfait mensuel par palier de 50 bénéficiaires.

4.3 Tarifs pour l’option gestion de la subvention et disposition particulière

 

Services (capsule) cse  et (capsule) entreprise :

Le tarif est forfaitaire pour l’option gestion de la subvention. A ce tarif forfaitaire s’ajoutera chaque mois la facturation des subventions consommées par les bénéficiaires depuis la plateforme avantages.

 

4.4 Facturation et cas de rejet de prélèvement

 

La facture est établie mensuellement et payable à la date indiquée sur la facture.

Le paiement s’effectue par prélèvement automatique. Le Client devra impérativement signer un mandat de prélèvement SEPA valide et fournir ses coordonnées bancaires.

Dans le cas où un paiement émis au profit de Henley IT ne serait pas honoré, les frais divers liés à l’impayé sont facturés au Client (frais de rejet du prélèvement automatique) dans le respect des dispositions de l’article 32 de la loi du 9 juillet 1991. En cas de non-paiement par le Client des sommes dues, Henley IT se réserve le droit de suspendre l’accès au Service du Client.

5. PAIEMENT

Le Client effectue le règlement par prélèvement automatique chaque mois grâce au prélèvement SEPA. Le Client signera le mandat de prélèvement SEPA électroniquement au moment de la souscription au Service. Ce dernier permettra de donner mandat à Henley IT d’émettre des prélèvements sur le compte renseigné par le Client et d’indiquer à la banque du Client l’autorisation des prélèvements émis par Henley IT. Le prélèvement se fait mensuellement.

6. CONCLUSION DU CONTRAT EN LIGNE

Conformément aux dispositions de l'article 1127-1 du Code civil, le Client doit suivre une série d’étapes pour conclure le contrat par voie électronique et s’abonner au Service. Avant la validation, la commande fait l’objet d’un récapitulatif qui reprend le détail de la souscription et son prix total à payer chaque mois (sans engagement). Le Client a la possibilité de procéder à des modifications ou de corriger d’éventuelles erreurs. Puis le client indique les coordonnées nécessaires à la validation de la souscription (raison sociale, nom, prénom, téléphone, mail & adresse de facturation) avant de renseigner les coordonnées bancaires nécessaires au prélèvement mensuel de l’abonnement. Le Client valide sa commande par un « clic » sur le lien « valider » qui, conformément à l’article L221-14 du Code de la Consommation entraine une obligation de paiement à la charge du Client. La finalisation du processus de commande constitue une preuve de l’acceptation de la commande par le Client selon les éléments communiqués au Prestataire conformément aux dispositions du code civil, ce que le Client accepte. La finalisation de la commande par le Client vaut signature et acceptation expresse des opérations effectuées sur le Site et des présentes CGVA.

Le Client recevra par courrier électronique la confirmation de souscription au Service ainsi que le mandat de prélèvement SEPA qu’il aura signé électroniquement. Les présentes CGVA seront accessibles depuis ce mail de confirmation. Le Prestataire se réserve la possibilité de ne pas confirmer la commande, notamment mais non exclusivement, en cas de non-paiement d’une livraison précédente ou de litige de paiement.

Dans l’hypothèse où le Client ne recevrait pas cet accusé de réception de commande, il lui incombe de contacter le Prestataire : via le Site rubrique « Aide & Contact » ; ou par e-mail à :  support@clientcapsule.fr   

En aucun cas la responsabilité du Prestataire ne pourra être retenue si le Client ne reçoit pas cet accusé de réception de la commande en raison notamment d’une erreur de son fait dans la saisie de ses coordonnées et notamment de son adresse e-mail.

Les commandes passées auprès du Prestataire sont fermes et définitives à compter de leur validation par le Prestataire.

 

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre ou de refuser toute commande d'un Client avec lequel il existerait un litige de paiement pour une commande antérieure, dans l'attente du règlement de cette commande préalable.

 

L’adresse électronique transmise par le Client au Prestataire lors de la souscription sera utilisée dans la relation entre le Client et le Prestataire.

7. DROIT DE RÉTRACTATION

Conformément aux dispositions de l'article L 221-5 du Code de la consommation, le Client dispose du droit de se rétracter sans donner de motif, dans un délai de quatorze (14) jours à la date de réception de sa commande.

Le droit de rétractation peut être exercé en contactant la Société de la manière suivante : par email à support@clientcapsule.fr   

En cas d’exercice du droit de rétractation dans le délai susmentionné, le prix du ou des services & produits achetés seront remboursés.

 

8. MISE À DISPOSITION DES SERVICES

Le Service est utilisable dès validation de la commande. Le Client pourra se connecter au Service grâce à son identifiant et son mot de passe.

 

9. CONDITIONS D'UTILISATION DU SITE

 

Le Client fait usage des services du Site à ses risques et périls. Le Prestataire ne peut garantir en aucun cas que les services du Site ne subiront aucune interruption. La mise à disposition du Site constitue pour cette dernière une obligation de moyens. Le Prestataire se réserve la possibilité de suspendre l’accès au Site pour une durée indéterminée notamment pour des raisons de maintenance. Elle pourra également apporter des modifications au Site.

Le Prestataire ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage et/ou préjudice indirects liés à l’utilisation du Site par le Client.

Le Client déclare être pleinement informé des aléas d’un tel site internet, tout particulièrement en termes de sécurité relative à la transmission des données, à la continuité et non garantie de l’accès aux données, et aux performances non garanties en termes de volume et de rapidité de transmission des données.

Il appartient au Client de prendre toutes les mesures appropriées pour la protection de son matériel, données ou logiciel informatiques notamment contre les virus informatiques circulant sur le réseau internet. Le Prestataire ne saurait en aucun cas être tenue responsable des dommages causés par un virus lors de la connexion à son Site.

Le Prestataire décline toute responsabilité pour les difficultés rencontrées lors de l'accès à son Site ou pour toute défaillance de communication.

Le Prestataire ne sera tenu envers l’utilisateur du Site au versement d’aucun dommages et intérêts, d’aucune garantie, indemnité, pénalité, ni de toute autre somme quelle que soit sa qualification, vis-à-vis du Client pour quelque cause que ce soit.


10. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

 

Tous les éléments du Site, qu'ils soient visuels ou sonores, y compris la technologie sous-jacente, sont protégés par le droit d'auteur, des marques et/ou des brevets. Ils sont la propriété exclusive du Prestataire, des sociétés de son Groupe ou de ses partenaires. 

Tout lien simple ou par hypertexte est strictement interdit sans un accord préalable écrit du Prestataire.

 

11. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL & PROTECTION DES DONNÉES

Le Prestataire s’engage à assurer le meilleur niveau de protection des données personnelles du Client en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel (notamment le Règlement européen « RGPD » n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 « relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données »), de manière à ne pas exposer toute personne dont elle traite les données à une quelconque violation de cette réglementation.

 

11.1. Données collectées

 

Dans le cadre de l’utilisation du Service du Prestataire, des données à caractères personnel des utilisateurs du service sont collectées et traitées. Le Service permet au Client d’accéder à un espace client dédié pour gérer la comptabilité du CSE et/ou la liste de ses bénéficiaires et/ou le paramétrage de la plateforme avantages et/ou du site internet et/ou de l’application mobile. L’identification préalable est obligatoire et les données recueillies permettent de fournir le Service demandé. Les coordonnées des bénéficiaires (nom, prénom, adresse postale et électronique, numéro de téléphone) sont communiquées au Prestataire par le Client afin de lui permettre d’utiliser les services associés.

Les données sont stockées dans le Compte Personnel du Client par le Prestataire et permettent d’effectuer plus rapidement les opérations futures. Ces informations ne seront transmises à aucun tiers, sauf accord préalable exprès de la personne concernée.

L'utilisation des données à caractère personnel concernant les clients du Prestataire se fait selon la Politique de protection des données personnelles de Henley IT et en conformité à la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, qui a modifié la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Le droit d’accès, de rectification et d’opposition est ainsi garanti par l’intermédiaire de l’adresse e-mail : dpo@henley.fr

Concernant Internet, le système de commande en ligne de Henley IT est sécurisé grâce au procédé de cryptage SSL applicable à l’intégralité de l'application.

Les « cookies » sont des identifiants alphanumériques transférés sur le disque dur du terminal utilisé par le Client via le navigateur Internet utilisé par le Client. Ils permettent au système d’établir des statistiques de navigation sur le Site et de reconnaître le Client lors de sa connexion.

11.2. But poursuivi

La collecte de ces données personnelles est indispensable à l’exécution contractuelle et en cas de refus de les communiquer, le Client s’expose à des difficultés d’exécution de la prestation qui ne pourront donner lieu à l’engagement de la responsabilité d’Henley IT.

Ces données à caractère personnel sont collectées dans le but exclusif d’assurer la gestion de la Clientèle du Prestataire dans le cadre de la conclusion du contrat et de son exécution, sur la base de votre consentement. Elles ne sont utilisées que pour les finalités auxquelles le Client a consenti.

Suite à la création de votre compte et si vous l’avez accepté, vous pourrez recevoir des informations et offres Henley IT par communication électronique (mail, sms…).

11.3. Personnes autorisées à accéder aux données au sein d’Henley IT

Les personnes autorisées à accéder aux données collectées au sein d’Henley IT sont les suivantes : la direction, le service marketing, le service client et le service informatique.

11.4. Conservation des données

Ces données à caractère personnel collectées sont conservées pendant la durée de conservation légale relative à la finalité du traitement et au plus pendant 5 ans.

Les données à caractère personnel relatives au mandat de prélèvement SEPA du Client sont conservées exclusivement dans le délai nécessaire pour la réalisation des prélèvements mensuels.

Henley IT met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés. Toutefois, il est à signaler qu'Internet n'est pas un environnement complètement sécurisé et Henley IT ne peut pas garantir la sécurité de la transmission ou du stockage des informations sur Internet.

 

11.5. Droits du titulaire des données collectées

En application de la règlementation applicable en matière de données à caractère personnel, chaque utilisateur dispose d’un droit d’interrogation, d’accès, de modification, d’opposition et de rectification, pour des motifs légitimes, à la collecte et au traitement de ses données à caractère personnel. Il est possible de demander que ces données soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées.

Ces droits peuvent être exercés en écrivant un courrier signé à Henley IT - 13 rue Thiers 51100 Reims ou un courriel à l'adresse dpo@henley.fr en joignant à votre demande une copie de votre pièce d’identité.

À tout moment, le Client peut introduire une réclamation auprès de la CNIL selon les modalités indiquées sur son site Internet (https://www.cnil/fr).

Le Client pourra, s'il le souhaite, autoriser Henley IT à lui adresser ses lettres d'information ou celles de ses partenaires par SMS ou par courrier électronique. S'il refuse, il devra décocher la case prévue à cet effet. S'il souhaite ultérieurement ne plus recevoir d'informations, le client devra se rendre dans la rubrique « mon compte ».

12. GARANTIES & RESPONSABILITÉ

 

Henley IT est tenue de livrer un bien conforme au contrat et répond des défauts de conformité existant lors de la délivrance.

Conformément aux articles 1641 et suivants du Code civil, Henley IT est également tenue de la garantie à raison des défauts cachés de la chose vendue qui la rendent impropre à l'usage auquel on la destine, ou qui diminuent tellement cet usage que le Client ne l'aurait pas acquise, ou n'en aurait donné qu'un moindre prix, s'il les avait connus.

Lorsqu’il agit en garantie légale de conformité, le Client consommateur :

- bénéficie d'un délai de deux ans à compter de la délivrance du bien pour agir ;

- peut choisir entre la réparation ou le remplacement du bien, sous réserve des conditions de coûts prévues par l'article L217-9 du Code de la Consommation ;

- il est dispensé de rapporter la preuve de l’existence du défaut de conformité durant les vingt-quatre mois suivant la délivrance du bien.

La garantie légale de conformité s’applique indépendamment de la garantie commerciale éventuellement consentie au Client par Henley IT.

Le Client peut également décider de mettre en œuvre la garantie contre les défauts cachés de la chose vendue. Dans cette hypothèse, il peut choisir entre la résolution de la vente ou une réduction du prix de vente conformément à l'article 1644 du code civil.

S’agissant de la garantie légale de conformité, l’article L217-9 du Code de la Consommation autorise Henley IT à ne pas procéder selon le choix du Client si ce choix entraîne un coût manifestement disproportionné au regard de l'autre modalité, compte tenu de la valeur du bien ou de l'importance du défaut. Henley IT sera alors tenue de procéder, sauf impossibilité, selon la modalité non choisie par le Client.

 

S’agissant de la garantie des vices cachés, le premier alinéa de l’article 1648 du Code civil stipule que le Client bénéficie d'un délai de deux ans à compter de la découverte du vice. En vertu de l’article 2232 du Code civil, le report du point de départ, la suspension ou l'interruption de la prescription ne peut avoir pour effet de porter le délai de la prescription extinctive au-delà de vingt ans à compter du jour de la naissance du droit, sauf dans les cas prévus au second alinéa de cet article.

 

Toute demande au titre de la garantie légale de conformité prévue aux articles L217-4 et suivants du Code de la Consommation ou de la garantie des défauts de la chose vendue au sens des articles 1641 et suivants du Code Civil devra être formulée auprès de Henley IT– 9, rue du Cherche-Midi 75006 PARIS

 

13. CONSERVATION & ARCHIVAGE DES TRANSACTIONS

 

L'archivage des commandes et des transactions est effectué par Henley IT sur un support fiable et durable de manière à correspondre à une copie fidèle et durable. 

Les registres informatisés de Henley IT seront considérés par les parties comme preuve des communications, commandes, paiements et transactions intervenus entre les parties.

 

14. SERVICE CLIENT

 

Pour toute demande concernant une commande, le Client peut contacter le service client de Henley IT via le Site, rubrique « aide &contact » ; par e-mail à support@clientcapsule.fr   

 

15. LOI APPLICABLE, COMPÉTENCE JURIDICTIONNELLE & MÉDIATION

 

Les présentes CGVA sont soumises à la loi française.

 

La compétence en cas de litige, et à défaut d'accord amiable entre les Parties, est attribuée aux tribunaux compétents du domicile du défendeur, nonobstant pluralité de défendeurs et/ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou conservatoires en référé ou par requête.

 

Le Client peut recourir à une médiation conventionnelle, notamment auprès de la Commission de la médiation de la consommation ou auprès des instances de médiation sectorielles existantes, ou à tout mode alternatif de règlement des différends (conciliation, par exemple) en cas de contestation.